Records-Management
Unsere Richtlinie
Sie sind für Folgendes verantwortlich:
- Bewahren Sie Aufzeichnungen, ob in Papierform oder elektronisch, gemäß dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen von Avaya oder geltendem Recht auf.
- Sorgen Sie für eine sichere Entsorgung nicht mehr benötigter Unterlagen gemäß dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen von Avaya.
- Sorgen Sie für eine sichere Entsorgung personenbezogener Daten gemäß dem Zeitplan für die Aufbewahrung personenbezogener Daten von Avaya.
Verantwortlichkeit und Vertrauenswürdigkeit zeigen
Denken Sie bei der Arbeit mit Unternehmensunterlagen daran:
Sich mit den Richtlinien und Zeitplänen von Avaya zur Aufbewahrung von Unterlagen und personenbezogenen Daten vertraut zu machen und diese einzuhalten.
Nichts zu vernichten, das aufbewahrt werden muss.
Die Unterlagen rechtzeitig, präzise und mit ausreichender Detailliertheit vorzubereiten.
Unterlagen nur dann zu unterzeichnen, wenn diese korrekt und vollständig sind.
Unterlagen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, weiterhin aufzubewahren.
Unterlagen mit personenbezogenen Daten nach dem Zeitplan für die Aufbewahrung personenbezogener Daten zu entsorgen.
Sie haben nicht mehr viele Unterlagen in Papierform, da Sie alles elektronisch speichern. Müssen Sie die elektronischen Unterlagen für die gleiche Zeit aufbewahren wie Unterlagen in Papierform?
Ja, elektronische Informationen unterliegen den gleichen Anforderungen wie Papierunterlagen.
Gilt für E-Mails der gleiche Aufbewahrungszeitraum wie für andere Dokumente?
Nein, E-Mails gelten nicht als Unterlagen, sondern als Kommunikationsmethode. Sämtliche Informationen in Form von Unterlagen, die in E-Mails erhalten sind, z. B. Anhänge oder Genehmigungen usw., müssen aus dem E-Mail-System entfernt und auf eine Weise gespeichert werden, die den Aufbewahrungsrichtlinien entspricht.