Geschenke und Unterhaltung
Unsere Richtlinie
Als allgemeine Regel können Sie ein Essen, ein Geschenk oder eine Einladung von Kunden (nicht aus Behörden), Lieferanten oder Geschäftspartnern annehmen, wenn es unaufgefordert, kostengünstig und nicht dazu gegeben wird, um Geschäftsentscheidungen zu beeinflussen.
Ebenso dürfen Mitarbeitende Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern aus der Privatwirtschaft in angemessenem Umfang Mahlzeiten, Geschenke oder Unterhaltungsangebote anbieten, sofern dies mit ordnungsgemäßen Geschäftszwecken in Verbindung steht, diese nicht angeboten werden, um eine Geschäftsentscheidung zu beeinflussen und das Angebot gemäß den geltenden Gesetzen und der Reise- und Unterhaltungsrichtlinie von Avaya zulässig ist.
Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen werden häufig Geschenke ausgetauscht. Dabei handelt es sich oft um Markenartikel von Avaya oder um bescheidene Artikel, die den lokalen Normen entsprechen.
Die nachfolgende Grafik bietet einen Leitfaden für die erforderlichen Genehmigungen für Geschenke und Geschäftsunterhaltung:
Non-Lavish Gifts (less than $100 USD) and/or Entertainment (less than $250 USD)
Großzügige Geschenke (mehr als 100 USD) bzw. Einladung (mehr als 250 USD)
Schriftliche Genehmigung durch Ihren direkten Manager
Schriftliche Genehmigung durch (i) Ihren direkten Manager und (ii) das Ethik- und Integritätsteam
(USD in Landeswährung umrechnen)
Bitte beachten Sie die folgenden Richtlinien, die für alle Geschenke, Geschäftsunterhaltung und sonstige Vorteile gelten:
- Bargeld oder Bargeldäquivalente sind unter keinen Umständen akzeptable Formen von Geschenken.
- Die Geschenke dürfen nicht verschwenderisch sein.
- Zulässige Geschenke müssen vollständig transparent übergeben und in den Büchern und Unterlagen von Avaya mithilfe angemessener Quittungen und Dokumentierung korrekt verzeichnet werden.
- Geschenke, Mahlzeiten und Unterhaltung für Amtsträger und Mitarbeitende von Behörden (einschließlich staatlicher Einrichtungen) unterliegen in allen Ländern der Welt strengen Bestimmungen und sind häufig verboten. Sie müssen im Vorfeld vom Ethik- und Integritätsteam geprüft werden.
- Alle Reisen für Kunden, Partner, Presse oder Lieferanten müssen der Reise- und Spesenrichtlinie von Avaya entsprechen und im Vorfeld vom Ethik- und Integritätsteam geprüft werden.
Verantwortlichkeit und Vertrauenswürdigkeit zeigen
Es ist nicht erlaubt, Geschenke, Einladungen oder andere Gefälligkeiten zu übergeben oder anzunehmen, deren Art oder Wert die übliche Höflichkeit im Rahmen ethischer und akzeptabler Geschäftspraktiken übersteigen.
Nutzen Sie keine Dritten wie etwa Partner, Lieferanten oder Familienmitglieder, um Geschenke, Geschäftsunterhaltung oder andere Gefälligkeiten anbieten.
Annahme von Geschenken
- Sie können Geschenke, Mahlzeiten, Einladungen oder andere Gefälligkeiten von Kunden, Partnern oder Lieferanten aus der Privatwirtschaft annehmen, wenn diese nicht angefordert wurden, angemessen sind und Ihre Entscheidungen nicht beeinflussen sollen. Unter anderen Umständen sollten Sie ablehnen und die Richtlinie von Avaya erläutern.
- Bevor Sie ein Geschenk, eine Einladung zum Essen oder andere Gefälligkeiten annehmen, die Ihnen großzügig oder übertrieben erscheinen, konsultieren Sie Ihren Supervisor oder senden Sie eine E-Mail an das Ethik- und Integritätsteam.
Geschenke übergeben
Mitarbeitende können Kunden, Partnern oder Lieferanten aus der Privatwirtschaft angemessene Geschenke, Mahlzeiten oder Gefälligkeiten zur Verfügung stellen, sofern:
- Sie nicht darum gebeten werden,
- dies nicht der Beeinflussung einer geschäftlichen Entscheidung des Empfängers dient,
- dies nach maßgeblichen Gesetzen, Vorschriften und Regeln erlaubt ist und ethischen und akzeptierten Geschäftspraktiken entspricht und
- mit Avayas Richtlinien vereinbar ist.
Geschenke zur Anerkennung
Vorgesetzte und Mitarbeitende müssen sich an die Personalabteilung wenden, bevor Sie Avaya-Mitarbeitenden Geschenke oder Anerkennungen anbieten, um sicherzustellen, dass die Anerkennungsrichtlinie von Avaya eingehalten wird.
Tipp
Besprechen Sie Folgendes mit Ihrem Supervisor und dem Ethik- und Integritätsteam:
- Golfausflüge
- Reisen in Resorts
- Eintrittskarten für Veranstaltungen wie Konzerte, Sportveranstaltungen oder Theateraufführungen
- Geschenke für Sie und Ihre Familie
Was ist der Unterschied zwischen Geschenken und geschäftlichen Veranstaltungen?
Unter geschäftlichen Veranstaltungen sind ein Dinner, Sportveranstaltungen, Messen oder andere Kundenevents zu verstehen, bei denen normalerweise Vertreter beider Parteien anwesend sind und geschäftliche Themen besprochen werden. Ein Geschenk ist etwas, das überreicht oder empfangen wird. Dabei kann es sich auch um Tickets für eine Veranstaltung handeln, bei der keine Vertreter der Organisation, die das Geschenk macht, anwesend sind.
Ein Kunde bittet mich, ihm vier Tickets für eine bedeutende Sportveranstaltung zu besorgen, und deutet an, dass dies zu einem schnelleren Geschäftsabschluss führen würde. Kann ich die Tickets kaufen?
Dieses mögliche Szenario lässt einige Bedenken aufkommen. Erstens dürfen Geschenke nicht angefordert werden. Zweitens würden vier Tickets zu einem Event als verschwenderisch angesehen. Drittens deutet der Sachverhalt nicht darauf hin, dass ein Geschäftsgespräch oder eine Produktdemonstration stattfinden würde.
Ein Lieferant lädt mich zu einer Sportveranstaltung ein, die er mit anderen Kunden ausrichtet. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Geschäftsführung zu treffen und Geschäftsbeziehungen zu besprechen. Kann ich zu dem Spiel gehen?
Sie müssen vor der Teilnahme eine schriftliche Genehmigung auf Grundlage der Genehmigungsmatrix für Geschenke und Unterhaltung und deren Schwellenwerte einholen.